Politique de Confidentialité et de Protection des Données
Dans le cadre de ses activités quotidiennes, ACT Logistics traite un volume important de données permettant d’identifier des personnes, notamment :
- Les employés actuels, passés et futurs ;
- Les candidats à l’embauche ;
- Les clients ;
- Les utilisateurs du site web de l’entreprise ;
- Les actionnaires et autres parties prenantes.
En raison de la collecte et de l’utilisation de ces informations, ACT Logistics est soumis à de nombreuses réglementations légales régissant les méthodes de traitement des données et les mesures de protection à mettre en place.
L’objectif de cette politique est de décrire les actions entreprises par ACT Logistics pour assurer sa conformité avec ces exigences.
Cette politique s’applique à toutes les entités, individus et processus impliqués dans les systèmes d’information de l’organisation, y compris les organes de direction, les directeurs, le personnel, les fournisseurs et autres tiers ayant accès aux systèmes de l’entreprise.
Cette politique doit être lue et mise à jour en lien avec les documents suivants, qui fournissent des informations supplémentaires sur la portée, les objectifs, les ressources et les responsabilités liés à la conformité au RGPD :
- Procédure en cas de violation de la sécurité des données
- Règlement interne sur la gestion des données personnelles dans le service des Ressources Humaines
- Politique d’archivage des documents chez ACT Logistics
- Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Le RGPD est l’une des législations les plus importantes en matière de traitement des données personnelles. À travers cette politique, ACT Logistics vise à garantir, maintenir et démontrer en permanence sa conformité avec les exigences du RGPD et des réglementations en vigueur.
- Définitions Légales
Définitions Légales
« Données personnelles : »
Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou tout autre élément propre à son identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale.
« Traitement : »
Toute opération ou ensemble d’opérations appliquées aux données personnelles, comme la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la transmission, la diffusion, la restriction, l’effacement ou la destruction.
« Responsable du traitement : «
Toute personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.
- Toute personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.
Le traitement des données personnelles repose sur les principes suivants :
- 1. Licéité, loyauté et transparence :
- Les données sont traitées de manière légale, transparente et conforme aux attentes des personnes concernées.
- 2. Finalité limitée :
- Les données sont collectées pour des objectifs spécifiques, légitimes et clairement définis, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces objectifs.
- 3. Minimisation des données : Seules les données strictement nécessaires sont collectées et traitées.
- 4. Exactitude : Les données sont exactes et mises à jour si nécessaire.
- 5. Limitation de conservation : Les données sont supprimées ou corrigées lorsqu’elles sont inexactes ou excessives par rapport aux finalités du traitement.
- Intégrité et confidentialité :
ACT Logistics garantit la sécurité des données en mettant en place des mesures de protection adéquates.
Ces principes sont respectés dans le cadre des traitements de données existants et lors du développement de nouveaux systèmes ou outils (ex. : nouveaux logiciels).
- Droits des Personnes Concernées
- Les personnes concernées disposent des droits suivants :
- Droit à l’information
- Droit d’accès
- Droit de rectification
- Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
- Droit à la limitation du traitement
- Droit à la portabilité des données
- Droit d’opposition
- Droits relatifs au traitement automatisé et au profilage
- Licéité du Traitement et Bases Légales
ACT Logistics traite les données uniquement sur la base de l’une des justifications suivantes, en conformité avec le RGPD :
1. Consentement
Lorsque nécessaire, ACT Logistics obtient le consentement explicite des personnes concernées avant de collecter et traiter leurs données. Dans le cas de données relatives à des mineurs, le consentement des parents ou tuteurs est requis. Toute personne concernée est informée de ses droits, y compris le droit de retirer son consentement à tout moment.
Si les données sont collectées indirectement, l’information doit être fournie dans un délai raisonnable, et au plus tard un mois après leur obtention.
2. Exécution d’un contrat
Lorsque les données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat avec la personne concernée, le consentement explicite n’est pas requis. Par exemple, une adresse est indispensable pour la livraison d’un produit ou service.
3. Obligation légale
Lorsque la collecte et le traitement des données sont requis pour respecter une obligation légale (ex. droit du travail, fiscalité, etc.), aucun consentement n’est nécessaire.
4. Intérêts vitaux
Le traitement de données est justifié si nécessaire pour protéger les intérêts vitaux d’une personne concernée ou d’un tiers. ACT Logistics appliquera cette base juridique uniquement dans des cas strictement nécessaires, documentant précisément les circonstances.
5. Mission d’intérêt public
Lorsque ACT Logistics remplit une mission d’intérêt public ou une obligation légale, le consentement de la personne concernée n’est pas requis. L’entreprise documente soigneusement cette justification pour s’assurer de sa légitimité.
5.6. Intérêt légitime
ACT Logistics peut traiter des données pour poursuivre un intérêt légitime, sous réserve que cela ne porte pas atteinte aux droits et libertés des personnes concernées. Une analyse détaillée est effectuée pour garantir l’équilibre entre l’intérêt poursuivi et les droits des individus.
- Protection dès la phase de conception
ACT Logistics respecte le principe de protection dès la phase de conception. La planification et le développement de tous les nouveaux systèmes, ou des systèmes existants subissant des modifications substantielles, qui collectent, stockent ou traitent des données seront évalués en termes de risques potentiels pour la sécurité. Une évaluation de l’impact sur la protection des données sera réalisée pour chaque projet, et les mesures appropriées seront prises afin de prévenir toute violation.
- Contrats impliquant le traitement de données personnelles
ACT Logistics s’assurera que tous les contrats qu’elle conclut et qui impliquent le traitement de données personnelles contiennent les informations et conditions générales requises par le RGPD.
- Divulgation et transfert de données personnelles
Le transfert de données en dehors de l’Union européenne sera soigneusement examiné avant sa mise en œuvre, afin de garantir qu’il respecte les limites établies par le RGPD. Chaque cas sera évalué individuellement en fonction de l’appréciation actuelle de la Commission européenne quant au niveau de protection des données assuré par le pays tiers.
- Délégué à la protection des données
Le RGPD impose aux organisations publiques, aux entreprises traitant un grand volume de données personnelles ou manipulant des données « sensibles » de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO). Conformément aux exigences du règlement, ACT Logistics n’est pas tenue de nommer un DPO.
- Notification des violations de sécurité des données
En cas de violation de la sécurité des données, ACT Logistics prendra les mesures nécessaires pour informer les personnes concernées. Ces actions seront proportionnelles à la nature de la violation et respecteront le principe de transparence. Le RGPD impose à l’organisation, en cas de violation susceptible de porter atteinte aux droits et libertés des individus, de notifier l’autorité de surveillance (Commission pour la protection des données personnelles) dans un délai de 72 heures après en avoir eu connaissance. La notification sera effectuée conformément à la procédure interne définie par ACT Logistics.
- Conformité au RGPD
Afin d’assurer une conformité totale avec les exigences du RGPD, ACT Logistics a mis en place les actions suivantes :
- Analyse de la législation relative aux données personnelles ;
- Sensibilisation des employés impliqués dans le traitement des données sur leurs responsabilités et les politiques de protection des données de l’organisation ;
- Formation du personnel au niveau de protection des données requis ;
- Respect des règles relatives au consentement des personnes concernées ;
- Mise en place de procédures permettant aux personnes concernées d’exercer leurs droits de manière efficace ;
- Réalisation de revues périodiques pour actualiser les politiques et procédures de protection des données ;
- Respect du principe de protection dès la conception pour tous les nouveaux systèmes et processus modifiés de manière significative.
- De plus, ACT Logistics tient une documentation rigoureuse des activités de traitement des données, comprenant :
- Registre des activités – Responsable du traitement
- Registre des activités – Sous-traitant
Ces documents sont périodiquement examinés dans le cadre de l’audit général de la protection des données réalisé par la direction.
- Conservation des données personnelles
Notre approche générale est de conserver les données personnelles de nos employés, fournisseurs, clients, partenaires et autres tiers uniquement pendant la durée strictement nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées ou fournies, en tenant compte des délais légaux applicables.
- Sécurité de vos données personnelles
Nous adoptons des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives appropriées pour protéger vos données personnelles contre toute perte, utilisation abusive, altération, destruction ou dommage, conformément aux exigences légales nationales.
- Contactez-nous
Si vous avez des questions ou préoccupations concernant le traitement de vos données personnelles ou souhaitez exercer l’un de vos droits, veuillez contacter le département Ressources Humaines ou nous envoyer un e-mail à hr@act-logistics.com